概要
労働者名簿とは、従業員の氏名・生年月日・履歴などを記載した書類です。労働基準法107条により、会社に作成が義務づけられています。
対象従業員と法定記載事項
労働者名簿は「雇用している従業員全員（日雇労働者を除く）」について作成する必要があります。正社員だけでなくパートや契約社員、在籍出向中の社員についても同様です。
労働者名簿の法定記載内容は次のとおりです。
・氏名
・生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する業務の種類
・雇入れ年月日
・退職年月日及びその事由
・死亡年月日及びその原因
これらの他に、任意の項目（雇用保険番号など）を記入することは自由です。ただし特定個人情報保護の観点から、個人番号（マイナンバー）は労働者名簿には記載せず、専用の帳簿で管理する必要があります。
保存方法と保存期間
労働者名簿は紙で保存する他、電子データでも合法的に保存できます。ただし電子データで保存するときは「内容をPCなどの画面上で見ることができる」「すぐに紙に出力できる」といった条件を満たす必要があります。
なお、労働者名簿の保存期間は「退職日の翌日から3年間」とされています。
労働者名簿の作り方
労働者名簿は、法定記載事項さえ網羅されていれば、形式は自由です。厚生労働省のサイトからダウンロードできる労働者名簿のフォームは縦書き仕様ですが、横書きでも問題はありません。
エクセルやワードで作ってもよいし、手書きでも構いません。給与計算ソフトなどに労働者名簿作成機能があれば、それを利用するのも効率的でしょう。
労働者名簿は、労働基準監督署や社会保険の調査時に提出を求められるほか、助成金申請時にも添付することがあります。住所変更や氏名変更、社内の部署異動などがあったら遅滞なく労働者名簿も更新し、いつでも使えるよう最新の状態にしておいてください。
